Завод алюминиевых
конструкций
Система управления поставками для завода алюминиевых конструкций
О клиенте
Завод алюминиевых конструкций Alpri обладает собственными автоматизированными линиями по производству окон, дверей, роллет и секционных ворот из алюминиевых профилей, а также имеет большие складские помещения на своей территории. К тому же, это предприятие — одно из немногих на Украине, которое имеет сертификаты качества ДСТУ на всю выпускаемую продукцию.
Описание
Для постоянного производства высококачественных алюминиевых конструкций, а также их своевременной доставки и монтажа, необходимо поддерживать наличие на складах не только необходимых для производства материалов и комплектующих, но и запчастей для обслуживания автопарка, а также расходников, которые используются при монтаже.
Именно поэтому важность активного взаимодействия с поставщиками играет колоссальную роль для предприятия такого профиля. В этом кейсе мы расскажем вам о том, как можно оптимизировать работу отдела снабжения завода и значительно увеличить контроль за расходами предприятия.
Проблема
Наличие большого ассортимента выпускаемой продукции, а также предоставление широкого спектра услуг по ее доставке и установке, требует от компании Alpri постоянного взаимодействия с поставщиками. Закупки завода начинаются с материалов, необходимых для производства (алюминиевые профили, стекло, фурнитура), и заканчиваются монтажными расходниками и автозапчастями.
Оформление заявок на закупки тех, или иных, материалов, комплектующих, или запчастей, осуществляется руководителями соответствующих подразделений компании (производство, автопарк, отдел монтажа) в бумажном виде, которые собирались у менеджера по снабжению и им же обрабатывались по мере накопления.
Отдельно необходимо отметить тот факт, что определенная часть поставщиков являются заграничными контрагентами, расчет с которыми, в большинстве случаев, происходить в безналичной форме и всегда в иностранной валюте.
Комбинация вышеописанных факторов отображалась в весьма неэффективном рабочем процессе отдела снабжения компании. Некоторые заявки дублировались, некоторые не обрабатывались своевременно, в результате чего возникали задержки в производстве/доставке/монтаже продукции, что отрицательно сказывалось на имидже компании. Еще одной проблемой были заказы материалов, или комплектующих, впрок, что приводило к неправильному расходу средств.
Для решения данных проблем был разработан проект онлайн-кабинета, который должен оптимизировать работу отдела снабжения. Он должен решать следующие задачи:
- структурировать работу менеджера отдела снабжения
- создать рабочее пространство для директора предприятия, с возможностью просмотра и утверждения/отклонения заявок на закупку
- производить безналичную оплату по выставленным счетам
- отслеживать статус каждой поставки в режиме реального времени
- подтверждать получение поставок на склад
Решение
На основе созданного проекта была разработана облачная система с большим набором пользовательских ролей, при этом каждая из них имеет четко определенный и ограниченный доступ к данным. При этом каждый пользователь имеет свой набор уникальных функций.
Уход от бумажных форм в пользу электронного документооборота существенно упростил и ускорил работу снабженцев. Имея все входящие заказы перед глазами, каждый менеджер отдела снабжения может сразу определять созданные по ошибке заявки и удалять их, не пропуская в дальнейший рабочий процесс.
Директор предприятия получил удобный инструмент для рассмотрения и утверждения, либо отклонения, заявок на поставки как по отдельно взятому менеджеру, так и по всем сразу. Кроме того, при поступлении новых заявок, он получает уведомление на электронную почту, что позволяет контролировать весь процесс даже в отрыве от рабочего места.
Менеджера по логистике, начальники складов и производства могут отслеживать состояния каждой отдельно взятой поставки в режиме реального времени, а также подтверждать их получение, а при необходимости - составлять жалобы на качество или количество доставленных материалов и комплектующих.
Результат
Внедрение и использование онлайн-кабинета для отдела снабжения позволило компании Alpri значительно повысить скорость и эффективность обработки заявок на закупку всего, что необходимо для обеспечения полноценной работы предприятия. Кроме того, контроль над расходами существенно повысился, и, как следствие, излишние затраты практически полностью исчезли. В свою очередь, переход на электронный документооборот упростил работу руководству компании, а онлайн-кабинет снабжения стал составной частью ERP-системы по управлению предприятием.
